#novo# 7 passos simples que evitam a baixa produtividade

A baixa produtividade é motivo de grande preocupação para gestores e lideres de qualquer tipo de organização. Isto aumenta consideravelmente quando atingi vários colaboradores e equipes e estes não estão correspondendo as expectativas da empresa. Nem sempre é fácil detectar as causas deste problema e por muitas vezes tomamos atitudes e ações baseados no que “achamos” ser a causa, sem analisar e mensurar, e podemos piorar a situação.

Quando identificamos as causas da baixa produtividade somos mais assertivos em nossas ações alcançando melhores resultados.

Veja os 7 passos simples para evitar a Baixa Produtividade:

1- Avaliação Prévia – Diagnóstico

Antes de tomar iniciativas para a solução de um problema, o qual muitas vezes não conhecemos ou não sabemos as reais causas, precisamos avaliar dentro da empresa ou do setor através de um diagnostico com perguntas simples, como por exemplo:

· O baixo desempenho tem sido demonstrado agora ou é algo constante?

· Trata-se de um caso pontual (um colaborador) ou de todo o setor?

· Este colaborador tem um líder? Caso positivo, este líder tem ciência do problema?

· Este colaborador trabalha quantas horas semanais?

Com base nestas respostas fica mais fácil avaliar a situação do colaborador e/ou do setor e os motivos que levaram ao baixo desempenho.

Sessões de Feedback constantes entre lideres e colaboradores e Avaliações Periódicas de Desempenho com processos de revisão bem estruturados são ferramentas poderosas para evitar a baixa produtividade.

2- Trabalho em Equipe

Avaliar se as equipes estão bem estruturadas, com cargos e funções bem definidas, se todos tem acesso e ciência destas informações (escritas), os colaboradores tem perfil e estão preparados para as respectivas funções e atividades.

Uma equipe mal estruturada, um colaborador mal avaliado ou não avaliado e sem o preparo necessário para a função pode não só baixar o desempenho individual mas também de toda a equipe.

Avaliar o líder é também importante, pois em muitos casos a avaliação é feita somente na equipe e não do líder e em alguns casos o problema da equipe pode estar no líder e não nos colaboradores.

Para ser efetivo na distribuição das funções o gestor precisa conhecer bem sua equipe e ter a habilidade para realocar profissionais quando necessário. Com o apoio do setor de Recursos Humanos, realize avaliações de competência para identificar habilidades predominantes. A observação, a avaliação de desempenho e os feedbacks constantes são ferramentas importantes neste processo.

3- Tratar na Causa os Erros

No dia a dia das empresas ocorrem imprevistos e erros que devem ser avaliados e tratados como prioridade de acordo com o foco e as metas estipuladas.

Estar atento a estes imprevistos e erros, se são constantes e principalmente quais são as causas destes evita de permanecermos “apagando incêndio” o tempo todo, pois isto prejudica e muito a produtividade. Atuar nas causas destes “incêndios” evita os mesmos e trabalhamos na prevenção o que facilita o planejamento e aumenta a produtividade.

4- Planejamento Diário

Quando não há um planejamento das atividades isto interfere na produtividade da equipe e no banco de horas do trabalhador, pois ele precisará ficar após o horário para entregar o combinado.

Se não há controle do tempo, o ideal é começar fazendo um planejamento diário, listando as tarefas para o dia e quanto tempo você tem disponível para finalizá-las. Isto ajuda na criação de metas de rendimento.

Uma das melhores maneiras de manter a produtividade é a gestão eficiente do tempo e garante que os objetivos propostos estejam sendo cumpridos dentro do esperado.

5- Processos bem definidos

Uma equipe produtiva faz com que não existam rupturas nos processos. Por outro lado, a inconsistência aparece quando os funcionários realizam as atividades sem um padrão ou quando há muitas demandas e imprevistos.

A falta de uma gestão de processos prejudica não só os negócios, mas também prejudica as entregas o que baixa o nível de qualidade entre clientes internos e externos. Quando uma atividade precisa ser refeita, é preciso gastar muito tempo e mais recursos.

Cada colaborador precisa saber exatamente o que deve entregar e da importância do seu papel na cadeia produtiva para que a empresa não perca clientes.

Uma boa administração do tempo e ferramentas de monitoramento das entregas traz qualidade e produtividade aos processos. Com isto fica mais fácil identificar quando um funcionário não cumpriu sua atividade com qualidade, possibilitando que a correção seja feita rapidamente.

6- Invista Treinamentos

Por vezes o desempenho esta abaixo do esperado pelo fato do colaborador não estar totalmente capacitado para realizar uma tarefa e para melhorar a produtividade investir em treinamento de funcionários traz bons resultados.

O passo fundamental para acertar no desenvolvimento dos profissionais é identificar quais são os setores que precisam de melhorias e quais os funcionários que estão trabalhando abaixo da meta.

Além disto temos que ter um planejamento consistente e passar os objetivos individuais após a realização da capacitação. Fazer avaliações periódicas quanto ao desempenho e feedbacks ajuda no mapeamento do desempenho e ações mais assertivas e rápidas.

7- Comunicação Interna

Investir numa boa comunicação interna na empresa é fundamental, pois através dela engajamos pessoas, deixamos claro metas e objetivos, abrimos espaço para discussões produtivas, trazemos o sentimento de pertencimento aos colaboradores, tratamos problemas de forma objetiva, alinhamos expectativas, apresentamos resultados e em consequência aumentamos a produtividade.

A falta da comunicação interna pode nos levar a baixa produtividade por desconhecimento de metas e objetivos, convivemos com a “achismo” diariamente, agimos sem embasamento e principalmente desconhecemos as reais causas dos problemas o que nos leva a ações improdutivas.

Há no mercado várias ferramentas do nível mais básico até os mais complexos como intranet, grupo de emails, mural, jornal interno impresso ou on line, sistemas de gestão da informação pagos ou gratuitos, aplicativos, dentre outros.

Antes de adotar uma ou mais ferramentas de comunicação interna avalie a disponibilidade dos recursos e estrutura da empresa junto ao Departamento de TI (Tecnologia da Informação) e principalmente o que mais se adequada à realidade da empresa.

A Divulgação interna das ferramentas implantadas à todos os colaboradores, instigá-los a utilizar inclusive com a participação é um importante passo rumo ao sucesso! O Departamento de Recursos Humanos e de Marketing podem ajudar neste processo.

Conclusão

Seguindo estes 7 passos para evitar a baixa produtividade dos negócios você terá as condições favoráveis para planejar ações de melhoria rápidas e assertivas.

O Diagnostico traz uma visão do cenário atual e no que devemos investir nosso tempo e esforço.

Um bom Trabalho em Equipe extrai o que cada um tem de melhor.

Tratar na Causa os Erros evitamos a recorrência destes e melhora a gestão do tempo.

O Planejamento Diário das atividades traz mais produtividade e também as metas de rendimento.

Os Processos bem definidos e claros à todos os colaboradores melhora as entregas e a qualidade.

A Capacitação dos colaboradores e o desenvolvimento de competências torna o time mais produtivo.

A Comunicação Interna eficiente traz rapidez e assertividade às ações diárias e engaja os colaboradores.

Estes 7 passos somados a um Planejamento Estratégico, as Metas e Objetivos claros à todos os colaboradores, Políticas de Revisão destas Metas, Avaliações Periódicas de Desempenho, Feedbacks constantes entre líderes e colaboradores e o uso da Tecnologia para automatizar processos e monitorar os resultados sua empresa caminhará rumo ao sucesso e terá resultados crescentes.